はじめての役員会準備

総会で正式に自治会長になった日（前回記事参照）に、第1回役員会として、新役員と新班長の顔合わせが組まれていました。
想定はしてましたが、ここからは完全に新会長である私が仕切るようで、旧役員はいつの間にか姿を消しています。不安…。

司会の準備は重要です！

気を取り直し、新役員・新班長の20人を前に、事前に考えておいたテーマを口頭でお伝えしました。
話すのは決して得意ではないですが、それなりに聞いてもらえました。
テーマを考えておいて本当によかった…。

顔合わせでマゴマゴすると「チッ、使えねーなコイツ」と思われそうなので、ホッとしました。
ちなみに、話したのは以下の3つです。

役員会の年間予定は私の独断で、「月に一回、平日の夜に1時間半」で設定させてもらいました。
私が会社員であることは皆さんに伝わっていたので、すんなりと受け入れてもらいました。

ちなみに、「第2水曜の19時〜20時半」みたいな感じで決めたのですが、あらかじめ年度末までのカレンダーを見て、会議に適している日程を選びました。
具体的に確認したのは以下の点です。

まず、祝日に会議設定するのは気が引けるので避けました。

また、ウチの地域には、夏祭りや運動会など大きめのイベントがいくつかあり、役員・班長は例年その準備に駆り出されます。
その良し悪しはともかく、準備に関する連絡にちょうどいい日程（直前過ぎず、遠すぎず）を探りました。

さらに、役員には自治会の連合会から依頼が降りてくるはずなので、連合会の会議（月1回）から1週間後を目安に日付を検討しました。

私自身の好み＆会社員の性で、「長時間や遅くまでの会議は嫌だ」と考えました。
詳しい時間は他の役員の都合も聞いて決めました。

ただ、不慣れな内容ですし会議慣れしている集団でもないので、アジェンダの整理や資料の事前準備をすることで、なんとか短時間でまとめたいと思います。
この辺りは、”現役世代・会社員”という属性が役に立ちそうです。