自治会・町内会の情報共有に適したグループウェア

グループウェアで効率的な情報共有を

役員が1、2年ごとに入れ替わる自治会・町内会では、情報の所在や引き継ぎがあいまいになりがちです。その解決策の一つとして、グループウェアの導入が挙げられます。

グループウェアの導入を考える際、予算が限られる自治会・町内会の運営では、「カレンダー」「ファイル管理」など機能ごとに特化した無料のwebツールを複数組み合わせて使うことが選択肢となります。

しかし、おススメは、多くの機能が統合されたグループウェアを導入することです。

自治会・町内会にはITに不慣れな人も多く、ツールごと操作感の違いが「わかりにくい」「難しい」と捉えられ、継続して使われにくくなります。
同じインターフェースで多くの機能を取り扱えることが、長期使用を目指す上でメリットとなります。

サイボウズOfficeは、サイボウズ株式会社が開発したグループウェアで、主に中小企業が業務効率化のために使用しています。
サイボウズOfficeには、自治会・町内会の情報共有にも役立つさまざまな機能があります。

スケジュール管理
サイボウズOfficeはカレンダー機能を備えており、メンバー間でのスケジュール共有や調整が容易です。また、予定や会議のリマインダー機能も提供されています。
掲示板
掲示板機能を使用することで、自治会メンバーが重要なお知らせやプロジェクトの進捗状況、議論などを共有できます。メンバーは自由にコメントや質問を投稿することができ、コミュニケーションを活発化させることができます。
ファイル共有
自治会の文書やファイルを一元管理し、自治会の文書やファイルを一元管理し、メンバー間での共同編集やアクセス制限を設定することができます。さらに、バージョン管理や履歴の追跡も行えます。
カスタムアプリ
上記の標準機能に加え、「アンケート」「安否確認」など様々な用途に特化した機能を自由に組み合わせることができます。数十種類のカスタムアプリが用意されており、各自治会・町内会の”やりたいこと”を実現しやすくなります。
通常、カスタムアプリの使用には月額料金の高い「プレミアムコース」への加入が必要になりますが、後ほど述べる自治会向けのプランでは、カスタムアプリの使用が可能となっています。

サイボウズOfficeには、自治会やPTAなどの非営利団体での使用を後押しするプランがあります。それが「チーム応援ライセンス」です。

サイボウズOfficeの「プレミアムコース」が、年額9,900円（税別、2023年5月時点）という破格の料金で使用できます。
しかも300ユーザーまで同一価格で使用可能という、信じられないくらい割安なプランです。

基本的にグループウェアの使用料金はユーザー数に比例します。
したがって、サイボウズOfficeの「プレミアムコース」の場合、10ユーザーで使用すれば月額8,000円（税抜）、年額では96,000円（税抜）かかることになります。

それが、チーム応援ライセンスだと年額9,900円（税抜）です。
何と89.7％引きでプレミアムプランが使用できるという、驚異的な安さです。

金額は税抜

さらに、ユーザー数が増えるほど「チーム応援ライセンス」のお得度は増していきます。
300ユーザーの枠をフルに使っても、年額は変わらず9,900円（税抜）ですので、
1ユーザーあたり月額2.75円（税抜）というとんでもない安さになります。

自治会でグループウェア導入を考える場合、費用の面からもサイボウズOfficeは有力な選択肢になります。

参照：
サイボウズOffice製品ページ
チーム応援ライセンス｜サイボウズ非営利団体向けの取り組み